Dibuat Oleh
Helena Sahusilawane
FUNGSI – FUNGSI MANAJEMEN
Fungsi manajemen adalah
elemen-elemen dasar yang akan selalu ada dan melekat di dalam proses manajemen
yang akan dijadikan acuan oleh manajer dalam melaksanakan kegiatan untuk
mencapai tujuan. Adapun fungsi-fungsi manajemen adalah :
1.
Perencanaan (Planning),
2.
Pengorganisasian (Organizing),
3.
Pengarahan (Actuating/Directing),
4.
Pengawasan (Controlling)
5. Evaluasi
(Evalution)
Penjelasan dari
fungsi – fungsi manajemen :
1.
Fungsi Perencanaan
a.
Pengertian Perencanaan
Dalam
manajemen, perencanaan adalah proses mendefinisikan tujuan organisasi, membuat
strategi untuk mencapai tujuan itu, dan mengembangkan rencana aktivitas kerja
organisasi. Perencanaan merupakan proses terpenting dari semua fungsi manajemen
karena tanpa perencanaan fungsi-fungsi lain—pengorganisasian, pengarahan, dan
pengontrolan—tak akan dapat berjalan.
b.
Batasan Perencanaan
Menurut
Newman perencanaan (planning) is deciding in advance what is to be done.
Sedangkan menurut A.Allen planning is the determination of a course of action
to achieve a desired result. Pada dasarnya yang dimaksud dengan perencanaan
yaitu memberi jawaban atas pertanyaan-pertanyaan apa ( what ) siapa ( Who )
kapan (When) dimana ( When ) mengapa ( why ) dan bagaimana ( How ) jadi
perencanaan yaitu fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan pemilihan dari
sekumpulan kegiatan-kegiatan dan pemutusan tujuan-tujuan,
kebijaksanaan-kebijaksanaan serta program-program yang dilakukan.
Rencana
dapat berupa rencana informal atau rencana formal. Rencana informal adalah
rencana yang tidak tertulis dan bukan merupakan tujuan bersama anggota suatu
organisasi. Sedangkan rencana formal adalah rencana tertulis yang harus
dilaksanakan suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu. Rencana formal
merupakan rencana bersama anggota korporasi, artinya, setiap anggota harus
mengetahui dan menjalankan rencana itu. Rencana formal dibuat untuk mengurangi
ambiguitas dan menciptakan kesepahaman tentang apa yang harus dilakukan.
c.
Kegiatan dalam Fungsi Perencanaan :
1)
Menetapkan tujuan dan target bisnis
2)
Merumuskan strategi untuk mencapai tujuan
dan target bisnis tersebut
3)
Menentukan sumber-sumber daya yang
diperlukan
4)
Menetapkan standar/indikator keberhasilan
dalam pencapaian tujuan dan target bisnis.
d.
Unsur Perencanaan
1) Tindakan apa yang harus dikerjakan
2) Apa sebabnya tindakan tersebut harus
dilakukan
3) Dimana tindakan tersebut dilakukan
4) Kapan tindakan tersebut dilakukan
5) Siapa yang akan melakukan tindakan
tersebut
6) Bagaimana cara melaksanakan tindakan
tersebut.
e.
Proses Pembuatan Rencana
1) Menetapkan tugas dan tujuan Antara
tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir
tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas
diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau
nilai yang akan diperoleh.
2) Observasi dan analisa Menentukan
factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi)
bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk
ditentukan mana yang digunakan.
3) Mengadakan kemungkinan-kemungkinan
Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam
pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas
dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbya biaya yang dibutuhkan
efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya.
4) Membuat sintesa Sintesa yaitu
alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara
mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut.
Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan.
f.
Siapa Saja Yang Membuat Rencana
1) Panitia Perencanaan Panitia ini
terdiri dari beberapa unsure yang mewakili beberapa pihak, yang masing-masing
membawakan misinya untuk menghasilkan suatu rencana, dengan harapan rencana
yang dibuat akan lebih baik.
2) Bagian Perencanaan Seringkali tugas
perencanaan, merupakan tugas rutin dalam suatu organisasi atau perusahaan. Ini
merupakan satu unit dalam suatu organisasi yang bertugas khusus membuat
rencana. Jadi disini tidak ada unsur perwakilan yang mewakili suatu bagian
dalam organisasi.
3) Tenaga Staf Pada sebuah organisasi
atau perusahaan ada dua kelompok fungsional yaitu : – Pelaksana, tidak
disamakan dengan pimpinan yaitu kelompok yang langsung menangani pekerjaan –
Staf (pemikir) yaitu kelompok yang tidak secara langsung menghasilkan barang
atau produk perusahaan, tugasnya menganalisa fakta-fakta untuk kemudian
merencanakan sesuatu guna.
g.
Bentuk-bentuk Perencanaan
1)
Recana Global (Global Plan) Analisa
penyusunan recana global terdiri atas: – Strenght yaitu kekuatan yang dimiliki
oleh organisasi yang bersangkutan – Weaknesses, memperhatikan kelemahan yang
dimiliki organisasi yang bersangkutan. – Opportunity yaitu kesempatan terbuka
yang dimiliki oleh organisasi – Treath yaitu tekanan dan hambatan yang dihadapi
organisasi.
2)
Rencana Stategik (Strategic Plan) Bagian
dari rencana global yang lebih terperinci. Dimana dengan menyusun kerangka
kerja yang akan dilakukan untuk mencapai rencana global, dimensi waktunya
adalang jangka panjang. Dalam pencapaiannya dilakukan dengan system prioritas.
Mana yang akan dicapai terlebih dahulu. Merupakan proses prencanaan jangka
panjang yang tersusun dan digunakan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan
bersama. Tiga alasan penggunaan perencanaan strategic ini yaitu :
a)
Memberikan kerangka dasar bagi perencanaan
lainnya yang akan dilakukan.
b)
Mempermudah pemahaman bentuk-bentuk
perencanaan lainnya.
c)
Titik permulaan pemahaman dan penilaian kegiatan
manajer dan organisasi.
3)
Rencana Operasional ( Operational Plan ) Rencana
ini meliputi perencanaan terhadap kegiatan-kegiatan operasional dan bersifat
jangka pendek. – Rencana sekali pakai ( single use plan ) yaitu kegiatan yang
tidak digunakan lagi setelah tercapainya tujuan dan ini sifatnya lebih
terperinci hanya sekali pakai, misalnya rencana pembelian dan pemasangan mesin
komputer dalam suatu perusahaan. – Rencana Tetap ( Standing Plan ) yaitu berupa
pendekatan-pendekatan standar untuk penanganan-penanganan situasi yang dapat
diperkirakan terlebih dahulu dan akan terjadi berulang-ulang.
h. Elemen perencanaan
Perencanaan
terdiri dari dua elemen penting, yaitu sasaran (goals) dan rencana itu sendiri (plan).
i.
Tipe perencanaan yang digunakan para manajer
Meliputi
:
1)
Perencanaan Jangka pendek (Short Range
Plans)
2)
Perencanaan Jangka panjang (Long Range
Plans)
3)
Perencanaan Strategi.
4)
Perencanaan Operasional.
5)
Perencanaan Tetap.
6)
Perencanaan Sekali Pakai.
7) Perencanaan Jangka Panjang &
Jangka Pendek
Jangka
Pendek : Perencanaan untuk jangka waktu 1 tahun atau kurang Menengah : 1 s/d 2
tahun, Panjang : Jangka waktu 5 tahun atau lebih.
2.
Fungsi Pengorganisasian
a.
Pengertian Pengorganisasian.
Pengorganisasian
adalah salah satu fungsi mnajemen yang juga mempunyai peranan cukup penting
seperti halnya fungsi perencanaan.
b.
Batasan pengorganisaian
Pengorganisasian
adalah suatu langakh untuk menetapkan, menggolong – golongkan dan mengatur
berbagai macam kegiatan, penetapan tugas-tugas dan wewenang seseoang, dan
pendelegasian wewenang dalam rangka mencapai tujuan.
Berdasarakan
defenisi di atas, fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan
(sinkronisasi) semua kegiatan yang beraspek personil, financial, material, dan
tata cara dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan
penjelasan tersebut, oranisasi dapat dipandang sebagai wadah kerjasama
sekelompok orang dan sebagai suatu proses kerjasama dan bagaimana tata cara
staf mencapai tujuan. Organisasi juga dapat dipandang sebagai alat pimpinan
untuk mencapai tujua organisasi.
c.
Manfaat pengorganisasian :
Melalui
fungsi pengorganisasian akan dapat diketahui :
1)
Pembagian tugas untuk perorangan dan
kelompok.
2)
Hubungan organisasi antar orang-orang di
dalam organisasi tersebut melalui kegiatan yang dilakukannya.
3)
Pendelegasian wewenang.
4)
Pemanfaatan staf dan fasilitas fisik
d.
Langkah-langkah pengorganisasian.
Ada
enam langakah atau aspek penting dalam fungsi pengorganisasian :
1)
Tujuan organisasi harus dipahami oleh staf.
Tugas ini sudah tertuang dalam fungsi perencanaan.
2)
Membagi habis pekerjaan dalam bentuk
kegiatan-kegiatan pokok untuk mencapai tujuan.
3)
Menggolongkan kegiatan-kegiatan pokok ke
dalam satuan-satuan kegiatan yang praktis. Pembagian tugas staf harus
mencerminkan apa yang harus dikerjakan oleh staf.
4)
Menetapkan berbagai kewajiban yang harus
dilaksanakan oleh staf dan menyediakan fasilitas yang diperlukan.
5)
Penugasan personil yang cakap (memilih staf
yang dipandang mampu melaksanakan tugas).
6)
Mendelegasikan wewenang.
e.
Wewenang dalam organisasi
1)
Wewenang Lini (Linie authority)
Wewenang
yang mengalir secara vertical yaitu pelimpahan wewenang dari atas ke bawah dan
organisasi yang menggunakan wewenang lini disebut organisasi lini.
2)
Wewenang staf (Staff authority)
Wewenang
yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikn kepada staf untuk
membantu elancarkan tugas staf yang memiliki wewenang lini.
3)
Wewenang staf dan lini
Perpaduan
antara wewenang lini dan staf merupakan bentuk struktur organisasi yang paling
umum dianut saat ini.
f.
Pengembangan organisasi
Pengembangan
organisasi adalah upaya pihak manajer untuk mengambangkan stafnya (pengembangan
daya dari sumber manusia/staf) dengan harapan untuk lebih menigkatkan kapasitas
orgnisasi yang dipimpinnya untuk memecahkan masalah.
Hal
yang paling pokok dalam fungsi pngorganisasian adalah pembagian tugas. Jika
pembagian tugas sudah dilakukan dengan jelas dan sesuai dengan kemampuan staf,
maka staf akan menjadi suatu kelompok kerja yang kompak. Melalui pembagian
tugas yang jelas dn spesifik, kelompok kerja (working team) akan mempunyai
spesialisasi tugas yang lebih terarah. Dengan spesialisai tugas, staf akan
berusaha engambangkan pengetahuan dan keterampilannya untuk melaksnakan
tugasnya mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Tugas – tugas
kelompok kerja juga harus didukung dengan dana dan sumber daya lainnya yang
mencukupi.
g.
Kegiatan dalam Fungsi Pengorganisasian :
1) Mengalokasikan
sumber daya, merumuskan dan menetapkan tugas, dan menetapkan prosedur yang
diperlukan.
2) Menetapkan
struktur organisasi yang menunjukkan adanya garis kewenangan dan tanggungjawab.
3) Kegiatan
perekrutan, penyeleksian, pelatihan dan pengembangan sumber daya manusia/tenaga
kerja.
4) Kegiatan
penempatan sumber daya manusia pada posisi yang paling tepat.
3. Fungsi
Pengarahan dan Implementasi
a. Pengertian Actuating
Actuating adalah proses mengarahkan dan
mempengaruhi aktivitas atau memotivasi karyawan yang berkaitan dengan pekerjaan
dari anggota kelompok atau seluruh organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
b.
Tujuan fungsi Actuating
1)
Menciptakan kejasama yang lebih efisien.
2)
Mengembangkan kemampuan dan ketrampilan
staf.
3)
Menumbuhkan rasa memilki dan menyukai
pekerjaan.
4)
Mengusahakan suassana lingkungan kerja yang
dapat meningkatkan motivasi dan prestasi kerja staf.
5)
Membuat organisasi berkembang lebih dinamis.
Actuating
lebih memusatkan peratian pada pengelolaan suber daya manusia. Atas dasar itu
fungsi actuating sangat erat hubungannya dengan ilmu-ilmu tentang perilaku
manusia. Fungsi actuating dimulai dari diri manajer. Manajer harus mempunyai
kemampuan bekerjasaa dengan orang lain, besikap objektif, dan harus peka dengan
kodrat manusia yaitu mempunyai kekuatan dan kelemahan.
c.
Faktor-faktor penghambat fungsi actuating
Kegagalan
manajer menumbuhkan motivasi stafnya merupakan hambatan utama fungsi actuating.
Hal ini terjadi karena manajer kurang memahami hakekat perilaku dan hubungan
antar manusia.
d.
Kepemimpinan
Kepemimpinan
adalah kemampuan seseorang untuk memberikan pengaruh kepada perubahan perilaku
orang lain baik secara langsung maupun tidak. Seorang manajer yang ingin
kepemimpinannya lebih efektif, ia harus mampu :
1)
Memotivasi dirinya sendiri untuk bekerja dan
banyak “membaca”.
2)
Memiliki kepekaan yang tinggi terhadap
permasalahan organisasi. Ia harus selalu merasa ditantang untuk mengatasi
hambatan kerja yang dapat menjadi penghalang tercapainya tujuan organisasi yang
dipimpin.
3)
Menggerakkan (memotivasi) stafnya agar
mereka mampu melaksanakan tugas-tugas pokok organisasi sesuai dengan kwenangan
yang diberikan kepadanya dan tanggung jawab yang melekat pada setiap tugas.
Tabel
: Perbedaan pemimpin dan bukan pemimpin :
Pemimpin
|
Bukan pemimpin
|
1.
Memberi semangat pengikutnya
2.
Menyelesaikan pekerjaan dan
mengembangkan pengikutnya.
3.
Menunjukkan kepada pengikutnya
bagaimana menjalankan suatu pekerjaan.
4.
Memikul kewajiban/tanggungjawab
5.
Memperbaiki kgagalan yang terjadi
dalam pencapaian tugas
|
1.
Memaksa/menarik pengikutnya.
2.
Menyelesaikan pekerjaan dengan
mengorbankan pengikutnya.
3.
Memberikan kekuatan dengan ancaman
dan paksaan.
4.
Melepas tanggung jawab.
5.
Menyalahkan orang lain atas kegagalan
yang dialami.
|
e.
Aspek komunikasi dalam organisasi
Beberapa
aspek komunikasi di bawah ini perlu diperhatikan oleh seorang manajer untuk
lebih mengefektifkan kepemimpinannya :
1)
Kurangi kesimpangsiuran arus informasi dalam
organisasi.
2)
Sesuaikan dengan pengalaman yang menerima
informasi.
3)
Sistiem umpan balik penting untuk
dikembangkan.
4)
Penggunaan media seperti poster, radio, TV
dan sebagainya akan lebih menunjang komunikasi dan media ini perlu digunakan
secara efektif.
5)
Komunikasi langsung (tatap muka) juga perlu
lebih sering dilakukan antara pemimpin dan staf.
Komunikasi
yang berkembang dalam suatu organisasi harus singkat, padat (concise), lengkap
tentang jenis informasi yang ingin
disampaikan (complete), jelas tentang hal – hal yang perlu dikerjakan oleh staf
(clear), mengandung tujuan yang jelas (concrete).
Proses implementasi program agar dapat dijalankan oleh seluruh pihak dalam
organisasi serta proses memotivasi agar semua pihak tersebut dapat menjalankan
tanggungjawabnya dengan penuh kesadaran dan produktifitas yang tinggi.
Kegiatan dalam Fungsi Pengarahan dan Implementasi :
1)
Mengimplementasikan proses kepemimpinan,
pembimbingan, dan pemberian motivasi kepada tenaga kerja agar dapat
bekerja secara efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan.
2)
Memberikan tugas dan penjelasan rutin
mengenai pekerjaan.
3)
Menjelaskan kebijakan yang ditetapkan.
4.
Fungsi Pengawasan dan
Pengendalian
Fungsi
pengawasan dan pengendalian (controling) merupakan fungsi yang terakhir dari
proses manajemen. Fungsi ini mempunyai kaitan erat dengan ketiga fungsi
manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.
a.
Pengertian Controlling
Pengendalian
adalah: suatu proses untuk
memastikan bahwa aktivitas sebenarnya sesuai dengan aktivitas yang direncanakan
dalam arti seorang manajer harus yakin bahwa tindakan yang dilakukan oleh anggota organisasi
benar-benar menggerakkan organisasi kearah tujuan yang telah dirumuskan. Ini
adalah fungsi pengendalian manajemen,dan melibatkan berbagai elemen menetapkan standar prestasi kerja, mengukur prestasi saat ini, membandingkan prestasi ini dengan standar
yang telah ditetapkan dan mengambil
tindakan korektif bila ada deviasi yang dideteksi.
Ada
2 jenis standar pengawasan yaitu :
1)
Norma :
didasarakan atas pengalaman masa lalu dalam pelaksanaan program yang sejenis
atau dalam situasi yang sama.
2) Kriteria :
Standar yang diharapkan dari upaya-upaya pelayanan tertentu.
b.
Manfaat pengawasan
Apabila
fungsi pengawasan da pengendalian dapat dilaksanakan secara tepat, organisasi
akan memperoleh manfaat sebagai berikut :
1)
Dapat diketahui apakah suatu kegiatan atau
program telah dilaksanakan sesuai dengan standar atau rencana kerja dengan
menggunakan sumber daya yang telah ditetapkan.
2)
Dapat diketahui adanya penyimpangan pada
pengetahuan dan pengertian staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.
3)
Dapat diketahui apakah waktu dan sumber daya
lainnya telah mencukupi kebutuhan dan telah digunakan secara benar.
4)
Dapat diketahui sebab-sebab terjadinya
penyimangan.
5)
Dapat diketaui staf yang perlu diberikan
penghargaan atau bentuk promosi dan latihan lanjutan.
c.
Proses Pengawasan
Ada
tiga langkah penting untuk melakukan pengawasan manajerial :
1)
Mengukur hasil / prestasi yang telah
dicapai.
2)
Membandinkan hasil yang dicapai dengan tolak
ukur atau standar yang telah ditetapkan sebelumnya.
3)
Memperbaiki penyimpangan yang dijumpai
berdasarkan faktor-faktor penyebab terjadinya penyimpangan.
d.
Objek Pengawasan
Ada
5 jenis objek pengawasan :
1)
Objek tentang kuantitas dan kualitas barang
atau jasa. Ini merupakan objek pengawasan yang bersifat fisik.
2)
Keuangan : misalnya tentang penggunaan dan
pemasukkan keuangan.
3)
Pelaskanaan program di lapangan sesuai
dengan RKO (Rencana Kerja Operasioal) yang dibuat oleh masing-masing staf.
4)
Hal-hal yang sifatnya strategis, misalnya
tentang instruksi Dirjen Binkesmas tentang penggunaan jarum suntik untuk
mencegah penularan penyakit.
5)
Pelalsanaan kerja sama dengan pihak
kecamatan : Peraturan daerah (Perda) tentang penggunaan anggaran, dan
sebagainya.
e.
Cara mendapatkan data untuk melakukan
pengawasan
1)
Pengamatan langsung
Supervisi
oleh pimpinan ke lapangan untuk mengamati kegiatan staf dan membandingkannya
dengan standar.Data atau informasi yang diperoleh melalui cara ini mempunyai
kualitas yang terbaik (akurat), tetapi memerlukan motivasi yang baik dari
pimpinan untuk turun ke lapangan.
2)
Laporan lisan
Pimpinan
dapat memperoleh data langsung dengan mendengarkan laporan secara lisan oleh
staf. Dengan cara ini, pimpinan hanya memperoleh informasi terbatas tentang
kemajuan program.
3)
Laporan tertulis
Staf
penanggung jawab program diminta membuat laporan singkat tentang hasil
kegiatannya. Informasinya hanya terbatas pada hal-hal yang dianggap penting
oleh staf.
f.
Jenis Pengawasan
Ada
tiga jenis pengawasan manajerial yang berkembang pada organisasi pemerintahan
di Indonesia :
1)
Pengawasan fungsional (Struktural)
Fungsi
pengawasan ini melekat (waskat) pada sseorang yang menjabat sebagai pimpinan karena
peranan setiap pemimpin adalah melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan
staf yang ada di bawah koordinasinya.
2)
Pengawasan public
Pengawasan
ini dilakukan oleh masyarakat terhadap jalannya pebangunan pada umumnya.
3)
Pengawasan non fungsional
Fungsi
pengawasan yang sifatnya non fungsional biasanya dilakukan oleh badan-badan
yang diberikan kewenangan untuk melakukan pengawasan (fungsi control), seperti
DPR, BPK Negara, BPKP dan fungsi inspektorat yang ada di masing-masing
departemen, baik di tingkat pusat maupun di tingkat propinsi.
5.
Evaluasi
Fungsi pengawasan perlu dibedakan dengan evaluasi program.
Perbedaannya terletak pada sifatnya, sumber data, siapa yang melaksanakannya
dan waktu pelaksanaannya. Antara evaluasi dengan fungsi pengawasan juga mempunyai
kesamaan yaitu keduanya bertujuan untuk memperbiki efisiensi dan efektivitas
pelaksanaan program melalui perbaikan fungsi manajemen.
Ada beberapa jenis evaluasi :
a.
Evaluasi terhadap in-put biasanya dilaksanakan sebelum
kegiatan program dimulai untuk mengetaui apakah pemilihan sumber daya sudah
sesuai dengan kebutuhan. Kegiatan evaluasi ini bersifat pencegahan.
b.
Evaluasi Proses dilaksanakan pada saat kegiatan
sedang berlangsung untuk mengetahui apakah metode yang dipilih sudah efektif,
apakah motivasi dan komunikasi antar staf sudah berkembang dengan baik dan
sebagianya.
c.
Evaluasi terhadap out-put (summative
evaluation)
dilaksanakan setelah pekerjaan selesai untuk mengetahui apakah out put, effect,
atau out come program sudah sesuai dengan target yang ditetapkan sebelumnya.
Daftar
Pustaka
Muninjaya, G.A.A. ……..”Manajemen. Kesehatan”. Penerbit Buku Kedokteran, EGC